Grote organisaties betalen te laat: zo voer je het gesprek

Wat cijfers laten zien over grote organisaties die te laat betalen

Late betalingen door grote organisaties komen vaker voor dan je denkt. Uit cijfers van Altares Dun & Bradstreet blijkt dat in 2024 bijna 1 op de 5 Nederlandse bedrijven (19,8%) facturen te laat betaalde. Opvallend: waar kleine bedrijven 82,2% van hun facturen op tijd betalen, halen grote bedrijven maar 38,6%.

Nederland doet het in Noord‑Europa relatief goed: 80,2% van de facturen wordt op tijd betaald. Alleen Denemarken (94,2%) en Polen (87,5%) scoren beter volgens de internationale Payment Study van Altares Dun & Bradstreet (Payment Study 2025). Achter dit gemiddelde gaat een duidelijk patroon schuil: hoe groter de organisatie, hoe structureler het trage betaalgedrag.

Voor jouw organisatie betekent dat: precies die grote namen waarop je omzet leunt,  zorgen vaak voor de meeste spanning op de cash positie. De cijfers laten zien dat dit geen incident is, maar een vast patroon. Dat helpt om het gesprek meer feitelijk te voeren.

Hoe late betalingen jouw cashflow en kredietrisico onder druk zetten

Late betalingen door grote organisaties raken jouw cashflow, jouw ruimte om te investeren én het kredietrisico in de keten. Als een bouwketen structureel pas op dag 45 betaalt terwijl je betaaltermijn 30 dagen is, schuif je feitelijk een deel van hun financiering naar jouw debiteurenbeheer.

Daar komt bij dat laat betalende grote organisaties vaak andere leveranciers in de keten vertragen. Het onderzoek van Altares Dun & Bradstreet wijst erop dat vooral grote bedrijven met hun betaalgedrag de liquiditeit van kleinere leveranciers onder druk zetten.

Als jouw organisatie geen strak overzicht heeft per klant, verschuift het gesprek al snel van feitelijk risico naar gevoel. En dat maakt het lastiger, zowel intern richting directie als richting de klant.

Zo bereid je een stevig maar constructief gesprek met grote klanten voor

Leg een paar dingen vast voordat je belt.

Wat hebben jullie ooit afgesproken over betalen? Dertig dagen, zestig dagen, aan het einde van de maand? En wat doet deze klant in de praktijk? Betaalt hij op dag 45, reageert hij pas na de tweede herinnering, of verdwijnt elke factuur ergens in een intern goedkeuringsproces?

Dat verschil, tussen afspraak en werkelijk betaalgedrag, is precies waar het gesprek over moet gaan.

Kijk ook terug op communicatie van de afgelopen zes tot twaalf maanden. Wanneer zijn facturen verstuurd? Wanneer zijn herinneringen gestuurd? Wanneer is er gebeld? Als je dat naast elkaar legt, zie je patronen. En patronen geven je iets concreets om op te bouwen: "In het afgelopen jaar betaalde je tussen dag 40 en 50, terwijl we 30 dagen hebben afgesproken."

Maar er is meer. Je weet wat er bij deze klant speelt. Dat die altijd vastloopt bij interne goedkeuring. Dat ze in het eerste kwartaal krap zitten. Gebruik die kennis. Juist een persoonlijke benadering, waarbij je laat zien dat je de situatie begrijpt, maakt het gesprek makkelijker én leidt vaker tot een snellere betaling.

Voor grote organisaties werkt dit vaak net even anders. Niet alleen in wanneer je opvolgt, maar ook in hoe je communiceert. De toon, de insteek en wat je wel of juist niet zegt, stem je af op de relatie. Je blijft zakelijk, maar wel op een manier die past bij de klant.

Structureer het gesprek in drie stappen:

1. Erkenning
Begin met de relatie. Benoem het belang van de samenwerking en laat zien dat je de context begrijpt. 

2. Feiten
Benoem concrete cijfers per klant. Geen gevoel, maar data. "In het afgelopen jaar was de gemiddelde betaaltermijn 45 dagen."

3. Voorstel
Sluit af met wat jij nodig hebt. Helder, respectvol en zonder te pushen. Met data op tafel doen de cijfers het werk.

Met data, vaste workflows en automatische acties laat betaalgedrag aanpakken

Alleen een goed gesprek is niet genoeg als laat betalen een patroon is. Jouw debiteurenbeheer heeft structuur nodig, in vaste workflows en automatische acties die aansluiten op het betaalgedrag van (grote) klanten. Denk aan een andere volgorde van contactmomenten, strakkere termijnen of eerdere signalen bij hoge bedragen.

Maar structuur betekent niet: iedereen hetzelfde behandelen. Integendeel. Juist omdat je weet wat er bij een klant speelt, kun je persoonlijk blijven én efficiënt werken.

Een praktische aanpak is om klantsegmenten te maken: bijvoorbeeld grote klanten met structureel meer dan 10 dagen vertraging, en grote klanten die incidenteel te laat zijn. Voor de eerste groep kun je een workflow inrichten waarin je al voor de vervaldatum een vriendelijke check stuurt, gevolgd door een telefoongesprek als betaling na dag 35 nog uitblijft.

Je kunt hier ook acties  inrichten voor je interne team. Bijvoorbeeld door op het juiste moment een seintje te geven aan sales of de accountmanager om contact op te nemen.  Zeker bij grotere klanten kan dat het verschil maken, omdat de relatie daar vaak breder ligt dan alleen finance. 

Belangrijk is dat je daarbij één communicatieoverzicht per klant hebt: alle mails, telefoongesprekken en openstaande posten in één scherm. Zo zie je in één oogopslag wat er werkt bij welke klant.

Combineer dat met heldere rapportages uit jouw debiteurenbeheer software en je kunt intern aantonen waar de aanpak werkt. Minder facturen ouder dan 30 dagen. Een lagere DSO. Niet als theorie, maar als feit.

Conclusie

Grote organisaties die structureel te laat betalen, zitten vaak vast in trage interne goedkeuringsprocessen of stellen kleinere leveranciers simpelweg achteraan in de rij. Tegelijkertijd zet het jouw cashflow en opvolging onder druk.

Organisaties die daar grip op houden, combineren een respectvol gesprek met een vast systeem. Ze weten wat er per klant speelt, signaleren op tijd en gebruiken data om gerichte acties te ondernemen die daadwerkelijk effect hebben.

Benieuwd hoe TRUST IT jouw team helpt om overzicht te creëren en te houden?

Vraag een gratis demo aan en ontdek wat dat in de praktijk oplevert.