|
8 actiegroepen |
2,5 FTE voor volledig debiteurenbeheer |
30 - 40% daling in mailverkeer |
Gemeente Oss vertelt over ervaring met TRUST IT
Over Gemeente Oss
Gemeente Oss is een gemeente in Noord-Brabant met een gevarieerd takenpakket op het snijvlak van publieke en privaatrechtelijke dienstverlening. De financiële administratie verzorgt het volledige debiteurenproces, van het aanmaken van facturen en aanslagen tot de volledige invorderingsketen. De vorderingenportefeuille omvat onder meer:
- Bedrijfsafval — privaatrechtelijk, gericht op horecaondernemers en bedrijven
- Parkeerabonnementen en -vergunningen — deels privaat, deels publiek
- Leges — voor vergunningaanvragen zoals dakkapellen
- Begraafplaatsrechten — publiekrechtelijke aanslagen
- Precario en markt- en havengelden — voor terrassen, standplaatsen en ligplaatsen
- Bestuurlijke boetes — voor overtredingen in de openbare ruimte
De afdeling Debiteuren en Invordering werkt nauw samen met vakafdelingen binnen de gemeente om dossiers tijdig op te volgen en over te dragen.
De uitdaging
Toen teamleider Dorien startte bij Gemeente Oss, werden herinneringen per nota verstuurd in plaats van per debiteur, waardoor een inwoner in theorie drie afzonderlijke herinneringen in één week kon ontvangen. Opvolging liep via losse Excel-bestanden met zevenlettercodes, Outlook-mappen en archief-mailboxen zonder gestructureerde terugkoppeling.
Disputen werden geblokkeerd maar niet actief bewaakt en konden maandenlang blijven liggen zonder dat iemand er iets mee deed.
Het team zocht een debiteurenbeheer software waarmee publieke en private vorderingen apart konden worden beheerd, communicatie met interne vakafdelingen kon worden vastgelegd, en het invorderingsproces stap voor stap kon worden geprofessionaliseerd.
De oplossing
Gemeente Oss koos voor TRUST IT. Teamleider Dorien was al overtuigd geraakt van de software vanuit een eerdere werkgever en nam het initiatief om het systeem voor te stellen. Na een demo raakten het volledige team en het afdelingshoofd Financiën ook snel enthousiast. De doorslag gaf het overzicht en de structuur die TRUST IT biedt, precies wat de afdeling nodig had.
Het systeem is ingericht op basis van verschillende nota-soorten en vorderingen, zodat voor iedere categorie automatisch de juiste opvolging wordt toegepast.
Het disputenproces was een van de grootste aanwinsten. Voorheen werden disputen geblokkeerd in een notitieveld zonder opvolging; nu legt het team disputen vast per debiteur, koppelt het automatisch een herinnering aan de verantwoordelijke collega en stopt de aanmaancyclus voor die specifieke vordering zolang het dispuut loopt.
Ook interne communicatie met vakafdelingen, bijvoorbeeld over overdrachten aan het incassobureau of vragen aan contactpersonen binnen verschillende gemeentelijke domeinen, wordt direct in TRUST IT vastgelegd.
Het resultaat
Met 2,5 FTE beheert het team van Gemeente Oss een brede portefeuille aan vorderingen, verdeeld over publiek en privaat.
De overstap van herinneringen per nota naar herinneringen per debiteur had direct effect. Zo kregen debiteuren eindelijk één helder overzicht van wat er openstond, terwijl de lijst met dossiers die klaarstonden voor overdracht aan het incassobureau zichtbaar slonk. Zoals Evelien, medewerker debiteuren, het verwoordt:
Dat dagelijkse ritme (mailbox verwerken, herinneringen versturen, acties afwerken) werkt omdat TRUST IT altijd een actueel en betrouwbaar overzicht biedt. Met de oude Excel-lijsten had het team nooit precies zicht op hoe ver een dossier in het traject zat. Nu wel.
Administratieve handelingen zijn grotendeels geautomatiseerd of gestructureerd vastgelegd. Daardoor heeft het team meer tijd voor inhoudelijk werk: debiteuren zelf bellen, schakelen met vakafdelingen en het invorderingsbeleid verder aanscherpen.
Dorien volgt via de rapportages welke acties tot de meeste betalingen leiden en verwacht door de toevoeging van kopienota's aan herinneringen 30 tot 40 procent minder terugkerende mailverzoeken.
Wil je weten hoe dit ervoor jouw organisatie uit kan zien?
Neem gerust contact met ons op. We nemen graag de mogelijkheden met je door.
